La administración de una empresa o un negocio a cualquier escala es una tarea compleja que requiere de conocimientos especializados y personal capacitado en la materia. Actualmente existe una gran variedad de congresos de negocios y administración en México en los que se analizan y discuten los nuevos enfoques administrativos en las empresas de vanguardia.
Entendemos el proceso administrativo de un negocio como un conjunto de etapas que los integrantes de una organización tienen que seguir para planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades con base en objetivos y metas establecidas.
Tradicionalmente, este proceso solía clasificarse en cuatro etapas básicas que se mantienen hoy en día como piezas medulares; estas son la planificación, organización, dirección y control. Sin embargo, en la actualidad han surgido nuevos enfoques y estudios a partir de congresos profesionales y académicos sobre la materia que desglosan al menos siete etapas específicas del proceso administrativo.
¿Cuáles son las 7 etapas más importantes del proceso administrativo?
Cada empresa tiene necesidades diferentes dependiendo del giro en que se desarrollen dentro del mercado, es por ello que la organización interna también varía de acuerdo al tipo de negocio.
Sobre este tema se pueden encontrar diferentes publicaciones en congresos que explican a detalle los diferentes procesos administrativos para cada sector. En esta ocasión nos enfocaremos en las 7 etapas generales del proceso administrativo.
1.- Planificación
La planificación administrativa se realiza previo a comenzar un negocio o cuando se quiere efectuar un nuevo proyecto en una marca consolidada. Esta etapa comprende la definición de objetivos, que consiste en establecer metas claras y alcanzables que la organización desea lograr en un cierto plazo.
También, en este momento se hace un desarrollo de estrategias para identificar las acciones y recursos necesarios para alcanzar los objetivos propuestos. Por último, se lleva a cabo la elaboración de planes detallados que guíen la implementación de las estrategias antes establecidas.
2.- Organización
La organización de una empresa es de vital importancia para consolidar el trabajo conjunto y el organigrama interno. Aquí se presenta el diseño de la estructura organizacional, que se utiliza para determinar cómo se distribuirán eficientemente los recursos humanos y materiales dentro del negocio para alcanzar los objetivos.
De igual modo, en esta etapa se tiene que hacer una asignación de tareas y responsabilidades para cada elemento de la organización y así distribuir las tareas y definir sus roles y responsabilidades.
3.- Integración
Esta parte del proceso toma lo definido en las dos etapas anteriores y posteriormente se aplican a través del staffing, es decir, la selección del personal adecuado para cada área.
Se busca que, atrayendo y eligiendo a los candidatos con el perfil preciso para los puestos de trabajo que se necesiten, aumente la productividad de la empresa y su reputación ante los clientes.
Para ello es importante que también se priorice la capacitación constante de los empleados para garantizar que obtengan las habilidades y competencias necesarias que les ayuden en su desarrollo profesional, y a su vez les permitan obtener resultados favorables en sus evaluaciones de desempeño.
Esta etapa también incluye la adquisición de todo aquel equipo y material necesario para que el personal efectúe su trabajo de modo eficiente y seguro.
4.- Dirección
Una vez llegando a este momento del proceso administrativo, es importante establecer los miembros que llevarán el liderazgo de la empresa para guiar y motivar a los empleados a alcanzar los objetivos de la organización.
Ten en cuenta que los miembros delegados para cada puesto de autoridad, tienen que ser capaces de tomar decisiones asertivas, ofrecer soluciones y garantizar el flujo de comunicación en todas las áreas.
5.- Coordinación
La coordinación de una empresa no sucede sin la integración conjunta de esfuerzos, lo que implica que todas las áreas trabajen en armonía y hacia los mismos objetivos para alcanzar metas que beneficien al personal, la empresa y los consumidores.
Para ello se requiere que exista un estricto control que permita la sincronización de actividades, un aspecto esencial para alinear a los diferentes departamentos, y de esto modo evitar redundancias y conflictos.
6.- Control
Por medio del control organizacional se pueden establecer estándares para definir criterios que ayuden a monitorear el desempeño de la empresa, comparando los resultados reales con los estándares establecidos previamente.
Al tener definida esta etapa podrás tomar acciones correctivas para asegurar que se alcancen los objetivos sin poner en riesgo el conjunto de la empresa.
7.- Reporte
Dentro del reporte de una organización se realiza un monitoreo y evaluación, que permite supervisar las actividades y el desempeño de cada área. Los informes constantes proporcionan valiosa información sobre el progreso y los resultados, así como dan pie a la retroalimentación, lo que permite realizar ajustes y mejoras continuas.
Cada una de estas etapas en el proceso administrativo son esenciales para la gestión efectiva. Juntas, forman un trabajo continuo que permite a los administradores planificar, implementar, supervisar y ajustar las actividades para mejorar el rendimiento organizacional y alcanzar los objetivos estratégicos.
Si quieres saber más de este tema para mejorar la estructura organizacional de una empresa o negocio, sigue atento a nuestra próxima entrada.
